Een belangrijke klacht die patiënten hebben met betrekking tot de totale ervaring en indruk van hun kantoorbezoek, heeft betrekking op de facturering van patiënten. Veel zorgprofessionals zien patiënttevredenheid als de klinische ervaring van de patiënt, maar patiënttevredenheid omvat elke interactie die het medische kantoor heeft vanaf het moment dat de afspraak is gepland, totdat de rekening van de patiënt volledig is betaald.
Het streven naar succesvolle communicatie met patiëntbetalingen is belangrijk voor het bereiken van uitstekende resultaten op het gebied van patiënttevredenheid. Als uw medische kantoor op dit gebied lijdt, zijn hier 3 eenvoudige manieren om de communicatie over de patiëntfacturatie te verbeteren.
1 Het beste medische kantoorpersoneel inhuren
Zoals iedereen weet, zijn de eerste indrukken blijvend. De eerste indrukken die uw klanten ontvangen over uw medische praktijk, zijn vaak van uw kantoordeskundigen, waardoor ze cruciaal zijn voor het succes van uw organisatie. Niet alleen is het belangrijk voor het personeel om bepaalde professionele vaardigheden en sterke punten te hebben, het is noodzakelijk dat zij begrijpen dat het leven van patiënten afhankelijk is van de kwaliteit van hun werk.
Er zijn vier fasen voor het werven van de meest gunstige staf van het medische kantoor.
- Fase 1: De functieomschrijving creëren – Zodra de beslissing is genomen om personeel te gaan werven voor een bestaande baan of als de functie nieuw is, is het creëren van de functiebeschrijving de eerste stap in het ontwikkelen van een effectief wervingsplan. De functiebeschrijving is belangrijk omdat deze de details van de functie beschrijft en alles moet weergeven wat essentieel vereist of nodig is om elke kandidaat te meten om de beste selectie te maken.
- Fase 2: Het wervingsproces ontwikkelen – De taakomschrijving is voltooid en u denkt dat u klaar bent om verder te gaan in het aanwervingsproces, maar er zijn verschillende dingen die u moet overwegen voordat u de functie plaatst. Het vinden van kandidaten, met name op medisch gebied waarvoor soms hooggekwalificeerde professionals nodig zijn, neemt planning in beslag.
- Fase 3: identificatie van een pool van gekwalificeerde kandidaten voor selectie – Nu de planning is voltooid, plaatst u de functie. Op basis van de planning in fase 2 bent u bereid om toepassingen te accepteren. Op dit kritieke punt van rekruteren, is het tijd om een pool van gekwalificeerde kandidaten te selecteren en te identificeren om te interviewen uit de pool van sollicitanten.
- Fase 4: Rekruteer een van de finalisten – Op dit punt in het rekruteringsproces zou je je pool van gekwalificeerde kandidaten gereduceerd hebben tot één of twee finalisten. Als u een panel of commissie hebt gekozen om te helpen bij de definitieve beslissing, dan is dit het moment om elkaar te ontmoeten en de aanbevelingen voor de definitieve beslissing te verzamelen.
2 Frontend proces verbeteren
Wanneer de nadruk ligt op het vinden van manieren om front-endprocessen te verbeteren, worden de medewerkers van het medische kantoor effectiever in het helpen van patiënten om hun financiële verplichtingen te begrijpen. Het uitvoeren van een werkstroom- en productiviteitsbeoordeling van uw medische kantoormedewerkers is essentieel voor het stroomlijnen van processen en zal op natuurlijke wijze de prestaties verbeteren. Houd bij het evalueren van uw huidige processen rekening met het volgende:
- Verzekeringsverificatie: zodra de afspraak is gemaakt, moet de verzekeringsinformatie van de patiënt worden geverifieerd. Omdat de informatie over verzekeringen op elk moment kan veranderen, zelfs voor reguliere patiënten, is het belangrijk dat de aanbieder verifieert de geschiktheid van het lid telkens wanneer diensten worden aangeboden. Er zijn veel voordelen aan het verkrijgen van verzekeringsverificatie voorafgaand aan de aankomst van de patiënt.
- Training en ontwikkeling: de kracht van je team hangt af van hoeveel moeite je doet in training en ontwikkeling. Zorg voor positieve resultaten voor uw organisatie door een beleid te ontwikkelen om uw medische kantoorpersoneel te versterken. Het is vooral belangrijk dat uw medische kantoormedewerkers de basisbeginselen van de ziekteverzekering en juiste vooraf verzamelde technieken begrijpen om de communicatie met de patiënten over facturering te verbeteren. Voorzie uw personeel van scripts of andere hulpmiddelen voor prestatieondersteuning of hulpmiddelen om hen te helpen slagen.
- Financieel beleid: herevalueer uw huidige financiële beleid. Geldt dit voor alle delen van de inkomstencyclus? Is het patiëntvriendelijk? Wordt dit begrepen door het personeel van het medische kantoor? Het succes van een zorginstelling hangt af van de kracht van het financiële beleid van het medische kantoor. Het vaststellen van een financieel beleid garandeert het vermogen van de organisatie om uitstekende zorg aan uw patiënten te blijven bieden.
3 Communiceer effectief met patiënten
Nauwkeurigheid en consistentie zijn de beste manieren om het factureringsbeleid voor uw medische kantoor bekend te maken. Wanneer patiënten vertrouwd raken met de processen die u door herhaalde bekrachtiging hebt ingesteld, kan in de loop van de tijd een bepaald niveau van begrip ontstaan. De beste manier om patiënteneducatie te benaderen is door positieve communicatie met patiënten en hun families.
- Blijf de patiënten voorafgaand aan elk bezoek op de hoogte houden van hun financiële verantwoordelijkheid.
- Geef patiënten een lijst met dingen om elk bezoek mee te nemen.
- In plaats van te wachten tot de verzamelfase van de inkomstencyclus, profiteer u van het bespreken van financiële problemen en het vroegtijdig innen van betalingen van patiënten. Ontwikkel een winnend upfront-verzamelbeleid
- Vereenvoudig patiëntenrekeningen om het begrip van patiënten over facturatie- en verzamelingsmaterialen te verbeteren.
