Vergaderingen van medische kantoormedewerkers kunnen behoorlijk effectief zijn als ze op een efficiënte en productieve manier worden gebruikt. Vergaderingen zijn een geweldige vorm van communicatie voor de hele praktijk en moeten op regelmatige basis worden gehouden. Wanneer vergaderingen wekelijks, tweewekelijks of zelfs maandelijks worden gepland, kunnen managers en personeel problemen binnen het kantoor tijdig oplossen.
Vaak kunnen vergaderingen niet effectief zijn als er niet voldoende planning is om rekening te houden met tijdslimieten of als de gepresenteerde informatie niet goed is georganiseerd. Hier zijn verschillende manieren waarop u effectievere medische kantoorvergaderingen kunt organiseren.
1De agenda
Door een standaardagenda te ontwikkelen, kunt u belangrijke onderwerpen tijdens elke vergadering in volgorde van belangrijkheid bespreken. Hierdoor kan elke vergadering soepel verlopen en op het onderwerp blijven, met voldoende tijd om alle belangrijke onderwerpen te bespreken. Vaak gaan vergaderingen over de geplande tijd, maar uw vergadering kan op tijd eindigen, zolang de belangrijke problemen worden aangepakt.
Een typische vergaderagenda omvat:
- Welkom en introductie
- Afwezigheden
- Notulen van de vorige vergadering
- Problemen die voortkomen uit de vorige vergadering
- Lijst met items die in volgorde van belangrijkheid moeten worden besproken
- Elk ander bedrijf dat personeelsleden toestaat andere onderwerpen naar voren te brengen
- Nieuwe contracten voor de volgende vergadering
- Afsluiting van de vergadering
Voer in de lijst met items standaarditems in die tijdens elke vergadering moeten worden behandeld. Dit kunnen infectiebeheersing, HIPAA en financiële doelen zijn.
Zoek naar terugkerende items uit eerdere agenda’s, zoals ontkenningen van claims, lange wachttijden en problemen met de patiënttevredenheid.
2Frequentie en tijdsduur om aan de behoeften van de patiënt te voldoen
De frequentie en duur van vergaderingen van het kantoor hangen af van verschillende factoren. Vanwege de tijdsbeperkingen van het medische kantoor mogen de vergaderingen de patiëntenzorg niet verstoren.
De beste tijd om een vergadering te plannen, is na uren of tijdens een langzame periode van de dag. Op deze manier zou de vergadering weinig of geen onderbrekingen hebben en op tijd kunnen beginnen en eindigen. Een tweewekelijkse of maandelijkse personeelsvergadering die niet meer dan een uur duurt, zou handiger zijn.
Sommige managers willen misschien ook eens per maand samenkomen met kleinere groepen of individuele personeelsleden om meer specifieke onderwerpen aan te pakken. Dit is een belangrijke stap die vaak buiten de vergaderplannen wordt gehouden. Kleinere groepen of individuele vergaderingen stellen mensen in staat om onderwerpen aan de orde te stellen of te bespreken waar ze misschien niet over willen praten voor een grotere groep. Managers kunnen dit ook gebruiken als een mogelijkheid om vertrouwelijke kwesties met personeelsleden te bespreken zonder dat iemand zich hier een beetje door hoeft te voelen.
3Discusseren van belangrijke items in de medische setting
Hoewel elk kantoor anders is, lijkt de dynamiek van het medische kantoor sterk op elkaar. Bepaalde onderwerpen moeten tijdens elke vergadering worden besproken om ervoor te zorgen dat uw medische kantoor voldoet aan de nationale en federale richtlijnen.
- HIPAA: Alle zorgaanbieders hebben de verantwoordelijkheid om hun personeel getraind en op de hoogte te houden met betrekking tot HIPAA-conformiteit. Of opzettelijke of onopzettelijke, ongeoorloofde openbaarmaking van PHI wordt beschouwd als een overtreding van HIPAA. Herinner uw medewerkers elke vergadering over het belang van het vermijden van openbaarmaking van informatie via routinematig gesprek; bespreken van patiëntinformatie in wachtruimtes, gangen of liften; juiste verwijdering van PHI; en de toegang tot informatie is strikt beperkt tot werknemers van wie de baan die informatie vereist.
- Infectiecontrole: Het voorkomen van de verspreiding van infectieziekten is het hoofddoel van infectiebeheersing in het medische kantoor. Zoals we allemaal weten, is goede handen wassen de meest effectieve manier om de verspreiding van infecties te voorkomen. Handen wassen alleen kan echter niet het werk doen. Vriendelijke herinneringen zorgen ervoor dat personeel en patiënten veilig blijven.
- Financiële doelstellingen: Het succes van een zorginstelling hangt af van de kracht van het financiële beleid van het medische kantoor en hoe het kantoor presteert bij het bereiken van zijn financiële doelen. Het op de hoogte houden van hoe goed of slecht het kantoor presteert, is een manier om goed te blijven presteren of verbeteren. De financiële status van het kantoor is even belangrijk voor het personeel, omdat ze weten dat zolang het kantoor financieel goed presteert, ze veiliger kunnen werken.
