Het starten van een medisch kantoor kan een moeilijke taak zijn. Maar met de juiste planning kunt u uw medische kantoor effectief en efficiënt in gebruik nemen. De beslissingen die u nu neemt, zijn cruciaal omdat u uw doelen voor elk aspect van uw medische kantoor bepaalt. Hier is een lijst met items en processen die kunnen worden gebruikt om een nieuw medisch kantoor op te starten, een nieuw medisch kantoor te verhuizen, samen te voegen of een bestaande te reorganiseren.
Organisatorische items
- Selecteer een datum om te beginnen met oefenen
- Juridische vertegenwoordiging, accountantskantoor en medische praktijk startup consultant selectie
- Bepaal de organisatiestructuur
- Selectie en formatie van entiteitsnaam
- Federale, provinciale en lokale belastingidentificatienummers verkrijgen
- Arbeidsovereenkomsten en artscompensatie opstellen model
- Bepaal startbudget
- budget voor meubels en apparatuur voorbereiden
- financiering verkrijgen
Locatie en opstelling van de medische praktijk
De locatie en ruimte die u inneemt, vereisen een zoekopdracht en planning en hebben invloed op al uw andere beslissingen en budget. Houd rekening met de mogelijkheid voor toekomstige uitbreiding.
- Locatiemanalyse uitvoeren
- Ruimtevereisten bepalen
- Locatie selecteren
- Onderhandelen over de lease-voorwaarden
- Ruimteplannen evalueren en de kantoorindeling ontwerpen
- Bij de bouw, bouwdocumenten voorbereiden
- Aanvraag indienen voor bieding
- Ondertekenen van overeenkomst met aannemer
- Ontwerp en inrichten elke kamer
- Bewegwijzering binnens- en buitenshuis verkrijgen
Credentialing en bevoorrechting van het ziekenhuis
Uw kantoor en providers moeten worden geaccrediteerd door verzekeraars en ziekenhuizen. Aangezien dit proces drie tot zes maanden kan duren, zou het moeten beginnen ruim voordat u het nodig heeft om voltooid te zijn.
- Verkrijgen van een medische vergunning van de staat
- verkrijgen van een DEA-vergunning
- verkrijgen van een vergunning voor staatssmokkel
- indienen van inschrijvings- en credentialingaanvragen van de aanbieder
- verkrijgen van een medisch lidmaatschap van een staat
- verkrijgen van lidmaatschap van de medische gemeenschap van het district
- indienen van ziekenhuisprivileges
Verzekering
Er zal een verscheidenheid aan verzekeringen worden afgesloten nodig voor het medische kantoor. Koop de beste prijzen en dekking.
- Aankoop wanpraktijken verzekering
- Aankoop groep ziektekostenverzekering / tandartsverzekering
- Aansprakelijkheidsverzekering Aanschaf werknemersmededeling
- Aanschaf Medewerker Aansprakelijkheid
- Aankoop arbeidsongeschiktheidsdekking
- Aankoop medewerker trouwgarantie
Naleving
Voldoet u aan alle voorschriften van het medische kantoor? ? Bouw compliantie op in uw opstartproces, zodat u niet vertraagd zult worden door overtredingen.
- Ontwikkeling van OSHA-conformiteit
- Ontwikkeling van CLIA-conformiteit
- Ontwikkeling van HIPAA-conformiteit
- Ontwikkeling van Stark-naleving
- Ontwikkelen van milieu- en arbeidsveiligheidsprogramma
- Coördinatie van training voor werknemers en artsen
Financiële planning en boekhouding
U moet het kantoor op een gezonde financiële basis starten met geaccepteerde praktijken en procedures.
- Kasstroomprojectie voorbereiden
- Persoonlijke financiële verklaring opstellen en beoordelen
- Open praktijkrekening
- Creditcardmachines kopen en open creditcardrekening openen
- Accountsysteem en bijbehorende training instellen
- Medische kantoorinterne controles instellen
- Financieel beleid opstellen
Factureren en Coding Setup
Het financiële succes van uw medische kantoor is afhankelijk van nauwkeurige facturering en codering.
- Vergoedingsschema ontwikkelen
- Evaluatie- en beheerscodes bepalen die moeten worden gebruikt
- Selecteer incassobureau
- Maak registratie, ontmoeting en HIPAA-kennisgeving van formulieren voor privacypraktijken
- Stel archiveringsysteem voor medische dossiers in
- Koop HCFA-formulieren
- Ontwikkel patiëntinformatieboekje
- Krijg Medicare facturatiehandleiding
- Verkrijg de Medicaid-factureringshandleiding
- Koop CPT- en ICD-9-boeken
- Koop speciaal-gespecificeerde codeboek (en)
Computerhardware en -software
De juiste automatisering kan de patiëntenplanning, documentatie, facturering en codering verbeteren.
- Definieer hardware- en softwarevereisten
- Evalueer en selecteer gekwalificeerde leveranciers
- Aankoop van factureringssoftware, elektronische medische dossiers (EPD) en praktijkbeheersysteem
- Computer en andere kantoorapparatuur aanschaffen
- Coördinatie van de installatie en systeemconfiguratie
- Maak een trainingsschema voor de computer en tijdlijn van de implementatie
- Tijdlijn voor training opstellen voor een nieuw computersysteem
Communicatiesysteem
Een efficiënte doorstroming van patiënten via het medische kantoor is afhankelijk van uw communicatiesystemen.
- Coördinatie van de telefooninstellingen
- Telefonische apparatuur bestellen
- Antwoordapparaat selecteren
- Paginaservice selecteren
Andere apparatuur en benodigdheden
U moet klinische apparatuur en kantoorapparatuur beoordelen en aanschaffen en zorgen voor een betrouwbare toeleveringsketen voor verbruiksartikelen.
- Kopieerapparaat, transcriptieapparaat en faxapparaat
- Aankoopapparatuur onderzoekskamer
- Laboratoriumapparatuur kopen
- Andere klinische apparatuur kopen
- Meubilair voor de pauzekamer, koelkast en magnetron kopen
- Beginvoorraad medische artikelen kopen
Marketingplan
U hebt het gebouwd, maar zullen de patiënten nu komen? Een marketingplan zal uw nieuwe medische kantoor lanceren voor succes.
- Ontwerp marketingbureau marketingplan
- Ontwerp logo en marketingmateriaal
- Ontwerp van briefhoofd / visitekaartje maken
- Visitekaartjes kopen
- Kantoorbenodigdheden kopen
- Open-huis datum selecteren
- Plan details van open huis
- Maken en indienen grootopen aankondigingen
- Creëer krant en geel pagina’s advertenties
- Website ontwikkelen
Office-operaties
Procedures, beleid en richtlijnen stellen uw personeel in staat efficiënt te werken en te voldoen aan de wettelijke richtlijnen.
- Handleiding kantoorbeleid en procedures opstellen
- Bankstortingsprocedures voorbereiden
- Dagelijkse financiële close-outprocedures voorbereiden
- Dagelijkse / maandelijkse financiële rapportage voorbereiden
- Afsprakenprocedures opstellen
- Facturatie en debiteuren follow-uprichtlijnen voorbereiden
- Voorbereidende inzamelingsrichtlijnen voorbereiden Voorbereiden aanpassing richtlijnen
- Stel periodiek audit- en kantoorbeoordelingsschema op
- Maak crediteurenprocedures
- Personeelszaken
Uw medische kantoor is slechts zo goed als het personeel. Creër het systeem dat ze zal selecteren en ondersteunen.
Bepaal klinische en administratieve personeelsposities
- Creëer functiebeschrijvingen en salarissen
- Implementeer salarisadministratie
- Creëer personeelsbeleid handleiding
- Ontwikkel het wervingsproces
- Creëer employee benefit pakket
