Er is niets typischs aan het plannen voor artsen in spoedeisende hulp. Het personeelsmodel voor spoedeisende hulp wordt gedreven door meerdere factoren. Dit zou kunnen betekenen dat uw ziekenhuis een enkele, dubbele, drievoudige overlappende dekking van artsen heeft of meer.
Niet elk ziekenhuis is verschillend, maar elke arts heeft zijn eigen planningsvoorkeuren. De voorkeur van de arts in combinatie met het personeelsmodel van de spoedeisende hulp kan een mogelijke planningsnachtmerrie zijn zonder geavanceerde voorbereiding. Hier zijn tips om het planningsproces van uw spoedarts te verbeteren.
1Beste praktijken voor het plannen van providers
Met alle ingewikkeldheden, is het het beste om planningssoftware te gebruiken om tijd te besparen en rompslomp te minimaliseren, effectief te communiceren met providers, time-off-aanvragen te krijgen en providers toe te staan om over en weer van dienst te veranderen, giveaway shifts, of schakel alle diensten in met één klik op de knop. Hier zijn de best practices die u moet onthouden.
- Niet meer dan vier ploegendiensten of 32 uur per week per aanbieder
- Ploegen van hetzelfde type moeten eerlijk worden verdeeld over alle aanbieders (exclusief part-time / locums tenens-aanbieders)
- Opeenvolgende nachtdiensten moeten worden beperkt tot niet meer dan drie ploegen in een rij
- Vermijd korte doorlooptijden (minder dan 12 uur) tussen diensten
- Weekends uit moeten bestaan uit ten minste twee opeenvolgende vrije dagen zonder nachtdienst
- Forward shift-rotaties indien mogelijk van dag naar midden / swing naar nacht
- Korter nachtploegen (8-10 uur) voor faciliteiten met een hoger volume moeten worden overwogen
2 Voorkeuren voor het inplannen van aanvragen
Veel artsen in de spoedeisende hulp waarderen het vinden van een balans tussen werk en privé net als de rest van ons. Dit is slechts één reden waarom het belangrijk is om hun planningsvoorkeuren te kennen en in elk schema op te nemen. Het is ook belangrijk voor de retentie en productiviteit van artsen. Hoewel het niet altijd ideaal is om aan alle voorkeuren tegemoet te komen, is het afhankelijk van het personeelsmodel en of de ED volledig bemand is, toch belangrijk om aan bepaalde voorkeuren tegemoet te komen, zodat de artsen niet worden uitgebrand.
Voorkeursvoorbeelden
- Korte werkstukken met korte perioden uit
- Lange werktrajecten met lange perioden uit
- Twee dagen vrij na een aantal nachtdiensten
- Niet meer dan 3 ploegen per week
- Niet meer dan 5 ploegen op een rij
- Geen nachtdienst voorafgaand aan het weekend / tijdvertragingsverzoek
U moet notities of spreadsheets ontwikkelen om ervoor te zorgen dat u al hun behoeften en verzoeken kunt bijhouden voordat u het schema indient.
- Zorg voor rechtvaardigheid bij het toewijzen van nacht-, weekend- en vakantiedekking. Dit kan worden bereikt door een gelijk aantal dagen, nachten, weekends en vakantiedagen toe te kennen aan de providers.
- Zorg voor voldoende vrije tijd tussen een bepaald aantal diensten of bepaalde diensten, zoals een minimum van twee vrije dagen na een periode van drie of meer dagen of minimaal twee dagen vrij na een nachtploeg of een nachtelijke nacht
- Geschikt zijn voor roostervoorkeuren om het werk-privéevenwicht te garanderen, burn-out te voorkomen en succesvol te zijn bij het vasthouden van artsen
- Spaar tijdverlies indien mogelijk in zonder het vermogen om adequaat te werken in gevaar te brengen indien nodig personeel op de afdeling spoedeisende hulp
3 Voorbereidingen treffen voor vakanties, voorjaarsvakantie en zomervakanties
Feestdagen, voorjaarsvakantie en zomervakanties hoeven geen complete ramp te zijn (ook al voelt dat zo). Soms lijkt het alsof iedereen dezelfde vrije dagen wil, maar de afdeling spoedeisende hulp moet 24/7 blijven werken. Elk vakantiemiddel heeft echter niet dezelfde betekenis voor elke arts. Om het schema effectief te beheren, begin je vroeg in het jaar met het voorbereiden op vakantie, voorjaarsvakantie en zomervakanties door:
- artsen te vragen om vrijwillig een bepaald aantal van de belangrijkste feestdagen te werken (Pasen, Memorial Day, Independence Day, Dag van de Arbeid, Thanksgiving, eerste kerstdag en oudejaarsdag). Dit ingestelde aantal hangt af van het aantal artsen dat op het rooster staat.
- Vraag artsen om hun data in te dienen voor de voorjaarsvakantie en de zomervakanties al in januari. Dit geeft je voldoende tijd om te zien of er een probleem is in de dekking en sommige artsen kunnen bereid zijn om hun plannen te veranderen als ze ruim van tevoren op de hoogte zijn.
- Werven van deeltijdartsen en contact opnemen met lokale bedrijven om extra artsen te krijgen om te helpen tijdens deze tijden.
4Schema schrijven
Het beste advies voor het schrijven van een schema is zo ver van tevoren als mogelijk te schrijven. Het schema schrijven tot zes maanden van tevoren is waar je naartoe wilt. Een meer realistisch doel is echter 45-60 dagen. Het kan zijn dat u enige push-back krijgt, maar ik stel voor om minimaal 90 dagen van tevoren verzoeken om een time-off te vragen. Dit zal voldoende tijd bieden om vast te stellen waar u mogelijk tijdrovend bent en alternatieve oplossingen te zoeken om alle open diensten gevuld te krijgen (dat wil zeggen nieuwe artsen te werven).
5Gebruikssoftware gebruiken
Software voor het plannen van de planning kan binnen enkele minuten een planning maken. Zelfs grote planningen die een planner 40 uur nodig hebben om handmatig te voltooien, kunnen in 20 minuten of minder worden gegenereerd met behulp van planningssoftware. Het maakt ook optimaal gebruik van de beschikbaarheid van artsen en houdt rekening met voorkeuren van artsen en time-off-aanvragen. Het instellen van parameters in het systeem kost veel tijd maar is op de lange termijn de moeite waard.
Bijvoorbeeld, in plaats van dat een planner zich herinnert om de medische directeur de eerste dinsdag van elke maand vrij te geven voor een vergadering, zal de planningssoftware hiermee rekening houden.
6Besturingsschema’s
Geen planner wil om 6 uur ’s ochtends een oproep ontvangen waarin staat dat een arts niet is komen opdagen voor zijn / haar dienst en moet zoeken naar last-minute berichtgeving. Hoewel dit no-shows niet volledig zal elimineren, stuur een kopie van het schema naar alle geplande artsen en vraag hen om het schema voor eventuele planningsconflicten te bekijken en hun diensten te bevestigen. Dit is vooral belangrijk voor deeltijdartsen die voor andere faciliteiten kunnen werken. Er is een mogelijkheid dat ze dezelfde dag kunnen boeken of gewoon vergeten dat ze gepland zijn om te werken. Als ze shifts bevestigen, worden ze verantwoordelijk gehouden en wordt aangegeven dat ze weten dat ze zijn gepland voor specifieke shifts.
