Facturatiefouten kunnen de oorzaak zijn van veel weigeringen van claims en medische kantoorproblemen. Vertraagde betalingen, dure boetes en inkomstenderving kunnen zich allemaal voordoen wanneer fouten niet van tevoren worden opgevangen. Als uw medische kantoor financiële problemen ondervindt, is het wellicht nodig om uw claims voor de meest voorkomende fouten in de facturering te controleren voordat u uw claims in rekening brengt.
1 Verzuim om de verzekering te verifiëren
De belangrijkste reden waarom de meeste medische facturen worden geweigerd, is een gevolg van het niet verifiëren van de verzekeringsdekking. Omdat verzekeringsinformatie op elk moment kan veranderen, zelfs voor reguliere patiënten, is het belangrijk dat de provider de geschiktheid van het lid controleert telkens wanneer services worden aangeboden. Er zijn vier algemene weigeringen die verband houden met verzekeringsverificatie:
- Ledendekking is beëindigd of komt niet in aanmerking voor deze servicedatum
- Services niet toegestaan
- Services die niet onder de planvoordelen vallen
- Maximale voordelen behaald
2 Onnauwkeurige of onvolledige patiëntinformatie
Eenvoudige onnauwkeurigheden in patiëntinformatie kunnen leiden tot weigering van facturering. De kleinste details zijn belangrijk om medische rekeningen voor de eerste keer betaald te krijgen. Het personeel van de receptie kan deze weigeringen helpen verminderen door de volgende details van de patiëntenkaart te controleren:
- Is de naam van de patiënt correct gespeld?
- Is de geboortedatum en het geslacht van de patiënt correct?
- Is de juiste verzekering betaler ingevoerd?
- Is het polisnummer geldig?
- Moet de claim eisen dat een groepsnummer wordt ingevoerd?
- Is de status van de patiëntrelatie naar de verzekerde juist?
- Komt de diagnosecode overeen met de uitgevoerde procedure?
- Komt de procedurecode voor de uitgevoerde service overeen met de verkregen autorisatie?
- Is de primaire verzekering voor meerdere verzekeringen nauwkeurig voor de coördinatie van uitkeringen?
Ontkenningen als gevolg van een van de bovenstaande onnauwkeurigheden kunnen opnieuw worden ingediend, maar in plaats van een betaling van 14 dagen te betalen, kan het tot 30 tot 45 dagen duren om uiteindelijk te worden betaald.
3 Onjuiste diagnose of procedurecodes
Codering van claims stelt de verzekeringsbetaler op de hoogte van de symptomen, ziekte of letsel van de patiënt en de behandelingsmethode die door de arts is uitgevoerd. Coderingsfouten doen zich voor wanneer de claim wordt ingediend bij de verzekeringsmaatschappij met de verkeerde diagnose of procedurecode voor de claim. Dit kan ertoe leiden dat de claim wordt geweigerd om redenen zoals geen medische noodzaak of procedure komt niet overeen met autorisatie.
Andere redenen waarom de verkeerde diagnosecode of procedurecode op de claim kan eindigen:
- Gebruik van oude codeerboeken. Codeerboeken moeten jaarlijks worden bijgewerkt vanwege de wijzigingen in de codering. Het vervangen van codeerboeken kan duur zijn maar is het niet waard om inkomsten te verliezen als gevolg van onnodige weigeringen.
- Handgeschreven fouten. Het lijkt onzinnig, maar slecht vakmanschap is een van de belangrijkste oorzaken van fouten in de facturering per jaar. Een manier om de nauwkeurigheid te verbeteren, is het overschakelen van een op papier gebaseerd systeem naar een elektronisch medisch dossier (EPD).
4Duplicate of Wrongful Billing
Duplicate billing is facturering voor dezelfde procedure, test of behandeling meer dan eens. Soortgelijke fouten kunnen bestaan uit facturering voor de verkeerde service of facturering voor services die nog nooit zijn uitgevoerd. Soms wordt een procedure of test geannuleerd maar nooit van het patiëntenaccount verwijderd. Meestal zijn dit soort fouten te wijten aan een eenvoudige menselijke fout. Veel faciliteiten krijgen echter elk jaar een boete wegens het plegen van fraude om deze reden. Fraude wordt beschouwd als vrijwillig en willens en wetens indienen van medische claims die onjuist zijn.
Een manier om onnauwkeurigheid bij medische facturering te voorkomen, is het uitvoeren van kaartaudits. Chart-audits zijn een eenvoudige manier om ervoor te zorgen dat alle delen van een claim correct worden gefactureerd.
5 Up-coderen of ontvlechting
Een onjuiste weergave van een serviceniveau of procedure die wordt uitgevoerd om meer in rekening te brengen of een hoger terugbetalingspercentage te ontvangen, wordt beschouwd als een hercodering. Upcoding treedt ook op wanneer een uitgevoerde service niet wordt gedekt door Medicare, maar de provider factureert een gedekte service op zijn plaats.
Sommige services worden als all inclusive beschouwd. Ontvlechting is de facturering van procedures die afzonderlijk worden gefactureerd als een enkele charge. Een leverancier factureert bijvoorbeeld voor twee unilaterale screening-mammogrammen in plaats van voor 1 bilateraal screeningsmammogram.
