Met planning en zorg kan de medische officemanager de efficiëntie en effectiviteit verbeteren door middel van succesvolle communicatietechnieken en -praktijken. Communicatie is een van de belangrijkste instrumenten in elke relatie, of het nu persoonlijk of professioneel is. In het medische kantoor zijn duidelijke communicatie tussen de medewerkers essentieel om de kwaliteit van de zorg voor de patiënten te waarborgen.
Communicatie is tweerichtingsverkeer
Om de communicatie te voltooien, moeten er ideeën of informatie worden gedeeld, iemand om de informatie of het idee te geven en iemand die de informatie zal ontvangen.
Communicatie is het beste wanneer deze wederkerig is, wat inhoudt dat ideeën en informatie worden gedeeld tussen de twee mensen, waarbij elk van de uitwisselingen iets geeft en meeneemt. Wanneer communicatie eenzijdig is, is de mogelijkheid van miscommunicatie of misverstand hoog en leiden deze tot onvervulde verwachtingen en slechte resultaten.
In een relatie gaan we meestal terug en verontschuldigen ons voor eventueel misverstanden en proberen het opnieuw. Maar in een medisch kantoor kan miscommunicatie zowel fysiek als financieel duur zijn. Studies onder de meest effectieve leiders tonen aan dat communicatie de belangrijkste vaardigheid is die een manager of leider kan bezitten en gebruiken.
Effectieve communicatie in de Medical Office-omgeving
Het meest cruciaal is de meest effectieve en beknopte informatie om te communiceren.
Of het nu in een schriftelijke communicatie is, via een e-mail op kantoor, één op één interactie of in een groepsomgeving, het is belangrijk om bij het onderwerp te blijven en niet van het punt af te dwalen. Het gebruik van de vijf W’s en een H-benadering van journalistiek zal helpen om de focus op het probleem te houden:
- Wie: Wie heeft de informatie nodig die wordt gedeeld? Voor wie is deze informatie van invloed? Wie is of zal verantwoordelijk zijn?
- Wat: Welke stappen moeten worden genomen? Welke uitkomst is gewenst? Welke middelen zijn nodig om het proces of project te voltooien? Welke zijn de omstandigheden die deze kwestie rechtstreeks beïnvloeden?
- Waarom: Waarom is dit belangrijk? Waarom is de persoon die deze informatie ontvangt opgenomen?
- Waar: Waar vindt het evenement, de vergadering of het werk plaats? Waar zijn de materialen of gegevens die nodig zijn om het project te voltooien?
- Wanneer: Wanneer is de vergadering? Wanneer is de deadline? Wanneer is feedback of voortgang aangevraagd?
- Hoe: Hoe wordt succes gemeten? Hoe worden prestaties geëvalueerd? Hoe zal de afronding zeker zijn?
Wees duidelijk en beknopt – elimineer gekuch en pluis
Dit zijn slechts enkele vragen die kunnen worden gesteld om de informatie duidelijk en beknopt te houden. Een andere goede vuistregel bij het aanspreken van anderen is: "Zeg wat je bedoelt, en meen wat je zegt."
Wanneer anderen weten dat je zinvolle informatie en feedback geeft, zullen ze eerder aandachtig luisteren en je uitwisseling met respect beschouwen. Een manager die roddelt, onophoudelijk praat over niet-zakelijke aangelegenheden, of van het onderwerp afdwaalt tijdens vergaderingen, zal minder effectief zijn, omdat zijn werknemers de ‘pluisjes’ beginnen af te stemmen. Hoewel het belangrijk is om een goede verstandhouding met uw collega’s en werknemers te hebben, is het net zo belangrijk om professioneel bewustzijn te hebben.
Feedback geven – Actief luisteren
Feedback is een ander belangrijk onderdeel van effectieve communicatie. Het luisteren naar feedback zal alle partijen helpen bij het begrijpen. Een techniek die "actief luisteren" wordt genoemd, is een nuttig hulpmiddel om ervoor te zorgen dat het begrip compleet is. In deze techniek zal de luisteraar de informatie die ze in eigen woorden hebben gehoord, herformuleren. Als deze informatie correct is, is de uitwisseling voltooid, anders kan de afzender van de informatie op dit moment eventuele misverstanden corrigeren. Deze uitwisseling kost slechts iets meer tijd en is een efficiënt hulpmiddel om verantwoordelijkheid te creëren, omdat iedereen die bij de uitwisseling betrokken is, weet dat de verwachtingen helder en duidelijk waren.
De voordelen van duidelijke communicatie in het medische kantoor
Duidelijke en effectieve communicatie bespaart tijd, geld en verergering. Wanneer alle partijen begrijpen wat nodig, verwacht en aanvaardbaar is, is de voortgang zekerder. Wanneer alle partijen begrijpen waarom iets nodig is, voelen ze zich gerespecteerd. Wanneer ideeën worden uitgewisseld en feedback wordt overwogen, voelen alle partijen zich betrokken en belangrijk voor het proces. Deze gevoelens van inclusie en belangrijkheid zijn cruciaal voor het moreel van het kantoor en het algehele succes van de praktijk.
