De afgelopen tien jaar is het proces van papierloos blijven een onderwerp van discussie voor medische zorgverleners. Hoewel sommige providers de nodige stappen hebben gezet om papierloos te worden, zijn er nog steeds veel die de stap nog niet hebben genomen. Het lijkt er echter op dat om te overleven in de economie van vandaag, het steeds belangrijker wordt om het medische kantoor naar een nieuw niveau te tillen.
Voordelen en nadelen van een papierloos medisch kantoor
Het is de nieuwe realiteit in de wereld van vandaag om van een medisch kantoor te gaan dat redelijk up-to-date is over technologie en volledig papierloos is. Voor sommigen is het een droom die uitkomt, terwijl voor anderen een nachtmerrie is. Als professional in de medische praktijk kan ik zeggen dat het geen van beide is. Een papierloos medisch kantoor kan hetzelfde aantal uitdagingen hebben als elk ander kantoor, maar biedt veel voordelen die niet aanwezig zijn in een traditioneel medisch kantoor.
Sommige providers schrikken er misschien voor terug om papierloos te worden, omdat het klinkt als een enorme taak om dat te bereiken, wat kostbaar en tijdrovend kan zijn. De waarheid is dat deze veronderstellingen niet helemaal verkeerd zijn. De initiële kosten en tijdvereisten voor het omzetten naar een papierloos kantoor kunnen intimiderend zijn. Wanneer papierloos is geïmplementeerd, is het echter kosteneffectief, bespaart het tijd en weegt het zwaarder dan het risico dat het niet papierloos wordt.
Veranderingen die nodig zijn om uw medische kantoor papierloos te maken
Het goede nieuws is dat de meeste medische kantoren een voorsprong hebben om volledig papierloos te worden.
Een typisch medisch kantoor is uitgerust met elektronische medische dossiers, softwareplanning, elektronische facturering, ladingsregistratie en transcriptiediensten. Om een medisch kantoor te transformeren, zijn er enkele wijzigingen die kunnen worden aangebracht om de implementatie in een papierloze omgeving te vergemakkelijken.
- De mogelijkheid om de foto-ID en verzekeringsinformatie van een patiënt te scannen; papieren EOB’s (verklaring van voordelen) en andere correspondentie van verzekeringsmaatschappijen; en papieren medische dossiers die moeten worden veranderd in een elektronisch medisch dossier.
- Patiëntenportals geïntegreerd met de medische kantoorsoftware als een altijd en overal interactieve bron die informatie biedt en de patiëntenparticipatie bij het plannen van afspraken vergroot, registratie-informatie invult, röntgen- en laboratoriumresultaten verkrijgt, vragen stelt en hun rekeningen betaalt.
- Het elektronisch patiëntendossier (EPD) stelt zorgverleners in staat om patiëntenzorg effectief te beheren door middel van documentatie, opslag, gebruik en het delen van patiëntendossiers. Er zijn vijf belangrijke voordelen van het overstappen van een papieren medisch dossier naar een elektronisch medisch dossier (EPD).
- E-voorschrijven is een veiligere, veiligere en snellere methode om patiëntenmedicatie voor te schrijven. E-voorschrijven is het middel voor het verzenden van een recept of recept-gerelateerde informatie tussen een voorschrijver of dispenser in een elektronisch formaat, hetzij direct, hetzij via een e-voorschrijfnetwerk.
- Elektronische documentatiesoftware maakt het mogelijk elektronische documenten te wijzigen (markups, markeringen, whiteouts, black-outs), fax elektronisch, per e-mail en opgeslagen of afgedrukt naar PDF.
Hoewel geen enkel medisch kantoor 100% papiervrij is, zijn er enkele eenvoudige maatregelen die zeker tot drastische resultaten kunnen leiden. Sommige verzekeringsmaatschappijen hebben bijvoorbeeld nog papieren facturering nodig of betalen nog steeds per cheque en niet alle patiënten betalen met een creditcard.
Elk medisch kantoor moet naar eigen goeddunken bepalen in hoeverre het kantoor volledig papierloos wordt. Het is belangrijk om te bedenken dat sommige werknemers misschien de voorkeur geven aan papieren documenten, vooral als deze afkomstig zijn van een interne bron. Om het moreel van de werknemers positief te houden, kan het nodig zijn om papieren alternatieven te blijven bieden.
Niet elk kantoor is hetzelfde en er kunnen een aantal dingen zijn toegevoegd of verwijderd uit de bovenstaande lijst. Het belangrijkste om te onthouden is dat verandering onvermijdelijk is en dat het beter is om veranderingen door te voeren om papierloos te worden op een manier die voordelen oplevert voor uw medische kantoor terwijl het niveau van zorg aan uw patiënten wordt verbeterd.
