1Patient flow
Vanaf het moment dat een patiënt een afspraak plant, arriveert bij het medische kantoor, check-in voor zijn bezoek, zit in de wachtruimte, wacht in de onderzoekskamer, wordt behandeld door een arts, uitcheckt en betaalt, en verlaat uiteindelijk, alleen de patiënt weet of het hele proces soepel verliep of niet.
Om te bepalen of uw medische kantoor een vlotte doorstroming van de patiënt heeft, zoekt u naar de antwoorden op de volgende vragen:
- Heeft de patiënt met respect gesproken bij het inroepen van een afspraak?
- Was de patiënt begroet door de receptioniste met beleefdheid en respect?
- Hoe lang heeft de patiënt gewacht om naar de dokter te gaan?
- Hebben de verpleegkundige en de arts de details uitgelegd van de diensten aan de patiënt?
- Hebben de verpleegkundige en de arts alle vragen van de patiënt beantwoord?
- Kreeg de patiënt uitstekende klantenservice?
- Was de onderzoekskamer schoon, comfortabel en voorbereid?
- Was de wachtruimte veilig, schoon en ruim?
2 Klantenservice en patiënttevredenheid
Praktijkstandaarden voor patiënttevredenheid pakken elk aspect van de interactie en impact van de patiënt aan, met inbegrip van zaken als telefoonetiquette, patiëntenwensen en uitcheckprocedures, evenals meldingen en planning. Wanneer een kantoor duidelijke standaarden en verwachtingen heeft, neemt de kans op fouten of misverstanden sterk af en wordt de patiënttevredenheid grotendeels verhoogd.
Zorg van hoge kwaliteit en een uitstekende klantenservice voorkomen inkomstenverlies voor het medische kantoor als gevolg van een hoge patiënttevredenheid. Patiënten zullen hoogstwaarschijnlijk blijven terugkomen zolang ze tevreden zijn met het hele proces.
Hoe komt u erachter hoe patiënten het proces van uw medische kantoor waarnemen?
- Patiënttevredenheidsonderzoeken ontwikkelen en distribueren
- Zit in de wachtruimte en observeer wat er vanuit dat oogpunt gebeurt
- Neem het hele proces door
- Praat met uw personeel en ontdek welke problemen zij kunnen herkennen
3Helpmethoden
Verhuren het beste medisch kantoorpersoneel is een effectieve manier om een intern controlesysteem te versterken. Het inhuren van personeel dat bekwaam, betrouwbaar en betrouwbaar is door kandidaten vooraf grondig te screenen, is gewoon een goede zakelijke reden. Achtergrondcontroles en referentiecontroles zijn eenvoudige manieren om slechte appels uit te roeien en bepaalde mensen ervan weerhouden om te solliciteren.
Er zijn vier onderdelen van het screeningproces voorafgaand aan de tewerkstelling:
- Strafbare achtergrondcontrole: criminele achtergrondcontroles vormen een belangrijk onderdeel van uw pre-employment screening. Als u deze controles niet uitvoert, loopt uw medische kantoor mogelijk een juridisch risico.
- Referentiecontrole: het uitvoeren van referentiecontroles is een belangrijke stap in het voltooien van het wervingsproces met uw kandidaat. Referentiecontroles kunnen veel informatie over uw kandidaat onthullen die de informatie over de toepassing kan valideren en hervatten.
- Gezondheidsbeoordeling: een gezondheidsbeoordeling is met name vereist voor werknemers die in de buurt van patiënten werken. Uw kandidaat zou een huidtest moeten ondergaan om patiënten en ander medisch kantoorpersoneel en een medicijnscherm te beschermen om een drugsvrije werkplek te ondersteunen.
- Verificatie van referenties: het verifiëren van referenties omvat het controleren van de status van certificering, licentie en / of diploma. Veel functies in het medische kantoor vereisen hoger onderwijs om de taken van het werk uit te voeren.
4Keurprestaties
- Debiteuren: het debiteuren- of AR-rapport is bedoeld om de financiële gezondheid van het medische kantoor te analyseren. Op basis van de ontslagdatum van de patiëntaccount berekent het AR-rapport de tijd die het kost voordat medische claims worden betaald.
- Ontkenningen: ontkenningsoplossing is noodzakelijk om financiële doelen te bereiken. Een belangrijke manier om de cashflow in het medische kantoor te verbeteren, is om weigeringen bij te houden door ontkenningspercentages te berekenen.
- Collecties: de incassotarieven helpen het medische kantoor om te bepalen hoe succesvol het kantoor is in het incasseren van vorderingen. Dit percentage vertelt veel over de financiële prestaties van het medische kantoor. Als u wilt weten hoe effectief het is om vorderingen te incasseren, dan is het berekenen van de incassotarief belangrijk.
5Veiligheid
Veiligheidsaspecten in het medische kantoor omvatten de veiligheid van zowel patiënten als werknemers. Managers moeten een methode hebben voor patiënten en medewerkers om veiligheidsrisico’s te melden.
- Arbeid en milieuveiligheid
Een arbeids- en milieuveiligheidsbeoordeling richt zich op de werkomgeving van het medische kantoor dat mogelijk schade, letsel of ziekte kan veroorzaken aan het personeel. Het uitvoeren van dit type beoordeling kan worden gebruikt om gevaren op de werkplek die direct verband houden met blootstellingen aan bloed of lichaamsvloeistoffen, gevaarlijk of chemisch morsen of blootstelling, falen van medische apparatuur of storingen, risico’s van lichamelijk letsel, veiligheidsbedreigingen, branden of andere onveilige werkomstandigheden.
- Veiligheid en kwaliteit van de patiënt
Veiligheid van de patiënt verwijst naar methoden om schade aan patiënten te voorkomen. Patiëntveiligheidspraktijken op het gebied van medische fouten, valpreventie, infectiebeheersing en medicatiebeheer zijn essentieel voor het verminderen van het risico op ongewenste voorvallen en vermijdbare letsels. Kwaliteit en veiligheid zijn met elkaar verbonden in termen van zorgnormen. Het Institute of Medicine (IOM) identificeert kwaliteit van zorg als "veilig, effectief, patiëntgericht, tijdig, efficiënt en rechtvaardig".
6Financiële doelstellingen
- Stijgende bedrijfskosten: dalende betalingen door artsen, minder patiënten en hoge technologiekosten kunnen financieel verlammend werken. De beste manier om hogere bedrijfskosten aan te pakken, is om ze te controleren en vervolgens een plan te ontwikkelen om de kosten te drukken. Drie gebieden die kunnen oplopen tot duizenden dollars aan besparingen per jaar omvatten kantoorbenodigdheden, medische benodigdheden en kantoorapparatuur.
- Patiëntenbetalingen verzamelen: de afgelopen jaren is de gehele gezondheidszorgsector agressiever geworden in hun incassopraktijken. Met de immer stijgende kosten in verband met gezondheidszorg, is het van groot belang voor het levensonderhoud van elke faciliteit om de maximale vergoeding te krijgen die grotendeels afhankelijk is van betalingen van patiënten.
- Verzekeringsvergoedingen maximaliseren: efficiënt omgaan met de inkomstencyclus is geen eenvoudige taak en vereist constante aandacht. Elke fase van de Revenue Cycle – vanaf het moment dat een patiënt is gepland voor een afspraak tot de tijd dat de betaling is ontvangen van de verzekeringsmaatschappij – is even belangrijk om de vergoedingen voor verzekeringen te maximaliseren.
7 Medewerkersprestaties
De prestaties van het medische kantoor zijn in hoge mate gebaseerd op de individuele prestaties van het medisch kantoorpersoneel. Dit maakt het meten van de prestaties van medisch personeel door middel van individuele evaluaties die cruciaal zijn voor het bereiken van hogere niveaus van uitmuntendheid. Managers kunnen de prestaties van medische kantoormedewerkers meten door een systeem te ontwikkelen en te onderhouden dat zowel de kwaliteit als de kwantiteit van het werk meet, zoals gespecificeerd in de taakomschrijving voor elke functie. Er zijn veel voordelen aan het meten van prestaties. Hier zijn er vier:
- Naleving:Evaluaties leveren de documentatie in gevallen waarin beëindiging noodzakelijk is. Managers gebruiken evaluaties bij het bepalen van doorgroeimogelijkheden en het verhogen van de vergoeding. Het voorkomt ook oneerlijkheid bij het bevorderen, belonen, opnieuw toewijzen en overbrengen van personeel naar andere functies.
- Communicatie:Communicatie moet effectieve feedback bieden over de prestaties van medisch personeel. Het is noodzakelijk dat de evaluatie aan elke medewerker wordt gecommuniceerd. Evaluatiediscussies bevorderen interactie in twee richtingen tussen managers en medewerkers over werkgerelateerde kwesties.
- Motivatie:Medewerkers aanmoedigen om bevredigende prestaties te leveren of op een hoger niveau te presteren. Een gemotiveerde medewerker is iemand die trots is op wat hij elke dag doet. Weten en begrijpen hoe een persoon bijdraagt aan het succes van het medische kantoor is een grote motivator voor het verbeteren van de prestaties.
- Ontwikkeling:Beoordeling van de prestaties van werknemers is van essentieel belang om managers en personeel bewust te maken van mogelijkheden voor training en ontwikkeling. Evaluaties moedigen inspanningen aan om prestatieproblemen te verbeteren en identificeren de stappen die nodig zijn voor het opstellen van een prestatie verbeterplan.
8Werkomgeving
Als u een positieve houding hebt, kunt u positieve oplossingen zien wanneer u met uitdagingen wordt geconfronteerd. Wanneer je stopt met je aandacht op het negatieve te richten, zul je meer openstaan voor een manier om het probleem op te lossen versus gewoon rondhangen en klagen. Een positieve houding is de sleutel tot het behalen van positieve resultaten.
Het creëren van een positieve werkomgeving is waardevol in elke zorgomgeving, van medische kantoor tot kliniek, ziekenhuis of langdurige zorgfaciliteit. Omdat zorgprofessionals zich richten op genezing en ondersteuning van hun patiënten, mogen ze niet vergeten dat hun collega’s ook moeten worden gevoed in de werkomgeving.
Uw patiënten verdienen het beste personeel om hen de best mogelijke zorg te bieden. Wanneer uw werknemers een positieve houding hebben, zullen uw patiënten het voelen wanneer ze binnenkomen. Patiënten vertrouwen, vooral wanneer zij zich niet goed voelen, op het personeel van de medische praktijk om hen zich veilig, veilig en verzorgd te laten voelen. Een positieve houding van het personeel zorgt voor een warme en uitnodigende sfeer voor de patiënten.
Het succes van het medische kantoor gaat niet alleen over het geven van positieve feedback. Positieve feedback van patiënten en personeel is belangrijk voor het medische kantoor om de gewenste resultaten te blijven behalen. Weten wat goed gaat en wat niet goed gaat, is even belangrijk in de ontwikkelende strategieën en doelen voor het handhaven van positieve resultaten. P 9Plannen om de prestaties te verbeteren
Om effectief positieve verandering tot stand te brengen, moet u de problemen in uw medische kantoor identificeren en corrigerende maatregelen nemen. Een medische kantoorbeoordeling kan u helpen de gebieden te identificeren die moeten worden aangepakt om een nieuw plan voor succes te ontwikkelen.
Het verminderen van onnodige uitgaven vereist het ontwikkelen van strikte en voorzichtige bestedingspatronen. Concentreer u op gebieden waar kosten volledig kunnen worden bezuinigd of wegvallen. Overweeg de kosten die niet essentieel zijn voor de activiteiten van het medische kantoor
- Laat niet-winstgevende patiënten los. Het klinkt hard. Een medische praktijk is echter net als elk ander bedrijf. Het kan alleen in bedrijf blijven als het winstgevend is. Het komt erop neer dat patiënten die geen winst maken, deel uitmaken van het probleem. Als een patiënt de middelen van de praktijk gebruikt maar niet financieel gunstig is, dan is het voor de verbetering van het medische kantoor om de patiënt te ontslaan.
- Samenwerken met een specialist is een uitstekende manier om de financiële omstandigheden van het medische kantoor te verbeteren. Een specialist brengt een nieuwe stroom patiënten mee, waarvan sommige kunnen oversteken naar andere artsen in de praktijk. Bovendien kan de specialist een nieuw, nieuw perspectief op het medische kantoor brengen dat de inkomsten kan verhogen.
