Het personeel bij de receptie is meestal het eerste contact dat de patiënt met uw kantoor heeft. Ze beantwoorden niet alleen de telefoon of begroeten patiënten. Ze zijn ook verantwoordelijk voor het plannen van afspraken en het verkrijgen van demografische informatie van de patiënt. Ze moeten in staat zijn het tempo van een medisch kantoor bij te houden en veel aandacht aan details besteden. Hier zijn 8 verantwoordelijkheden van het personeel bij de receptie.
1Gemoedigd en begroet …
Een persoon aan de receptie verwelkomt en begroet alle patiënten en bezoekers, persoonlijk of via de telefoon. Zoals iedereen weet, zijn eerste indrukken blijvende. De eerste indrukken die uw klanten ontvangen over uw medische praktijk, zijn vaak van uw kantoordeskundigen, waardoor ze cruciaal zijn voor het succes van uw organisatie. Het bieden van hoogwaardige zorg en uitstekende klantenservice zal inkomstenverlies voor het medische kantoor voorkomen vanwege een hoge patiënttevredenheid.
2 Beantwoordt de telefoon …
met behoud van een beleefde, consistente telefoonmethode met behulp van de juiste telefoonetiquette. Goede telefoonmanieren hebben is een eenvoudige taak. Goede telefoonmanieren hebben betekent gewoon professioneel zijn en anderen behandelen zoals je behandeld wilt worden als je de beller bent. Het is belangrijk dat uw medische kantoormedewerkers consequent een beleefde, consistente telefoonmanier bieden. Wanneer een patiënt belt, bepaalt de manier waarop het personeel van de receptie het telefoongesprek afhandelt hoe uw faciliteit wordt waargenomen.
3Houdt de ontvangstruimte …
schoon en georganiseerd. Het schoonhouden van uw medische kantoor gaat niet alleen over de manier waarop het eruit ziet. Een schoon medisch kantoor is essentieel om werknemers en patiënten veilig en gezond te houden. Het medische kantoor vrij houden van ziektekiemen is meer dan alleen wat er aan de oppervlakte is; het gaat om een gezonde, steriele omgeving om infectieziekten te voorkomen.
4 Registreert nieuwe patiënten …
en werkt bestaande demografische gegevens van patiënten bij door patiënt-gedetailleerde patiëntinformatie te verzamelen, inclusief persoonlijke en financiële informatie. De cyclus van een patiëntenaccount vindt zijn oorsprong in de eerste invoer van demografische informatie van de patiënt, inclusief demografische gegevens en verzekeringsinformatie van de patiënt. Ongeldige informatie kan de betaling vertragen.
5 Vergemakkelijkt de doorstroming van patiënten …
door de leverancier op de hoogte te stellen van de aankomst van de patiënt, op de hoogte te zijn van vertragingen en te communiceren met patiënten en klinisch personeel. Als de patiënten in uw medische kantoor niet tevreden zijn met het hele proces, komen ze mogelijk niet terug. Het bieden van hoogwaardige zorg en uitstekende klantenservice zal inkomstenverlies voor het medische kantoor voorkomen vanwege een hoge patiënttevredenheid. Patiënten zullen hoogstwaarschijnlijk blijven terugkomen zolang ze tevreden zijn met het hele proces.
6Aandacht tot …
patiënten, toekomstige patiënten en vragen van bezoekers op een beleefde manier. Een techniek die "actief luisteren" wordt genoemd, is een nuttig hulpmiddel om ervoor te zorgen dat het begrip compleet is. In deze techniek zal de luisteraar de informatie die ze in eigen woorden hebben gehoord, herformuleren. Als deze informatie correct is, is de uitwisseling voltooid, anders kan de afzender van de informatie op dit moment eventuele misverstanden corrigeren. Deze uitwisseling kost slechts iets meer tijd en is een efficiënt hulpmiddel om verantwoordelijkheid te creëren, omdat iedereen die bij de uitwisseling betrokken is, weet dat de verwachtingen helder en duidelijk waren.
7Houdt medische kantoorbenodigdheden …
voldoende gevuld door te anticiperen op voorraadbehoeften, bestellingen te plaatsen en kantoorapparatuur te monitoren.
8 Beschermt de vertrouwelijkheid van de patiënt …
door ervoor te zorgen dat beschermde gezondheidsinformatie wordt beveiligd door PHI niet op een gewone site achter te laten en uit te loggen voordat deze zonder toezicht wordt achtergelaten. Het behouden van de vertrouwelijkheid van de patiënt zorgt er niet alleen voor dat patiënten zich veilig voelen om behandeld te worden in uw medische instelling, het is ook de wet. Elke organisatie die toegang heeft tot gezondheidsinformatie van patiënten, wordt beschouwd als een gedekte entiteit en is wettelijk verplicht om te voldoen aan HIPAA-bepalingen of moet civiele en / of strafrechtelijke sancties riskeren. Het is absoluut noodzakelijk dat medische gegevens vertrouwelijk blijven en niet toegankelijk zijn voor mensen die niet over de juiste autorisatie beschikken. Openbaarmaking met betrekking tot de beschermde gezondheidsinformatie (PHI) van een patiënt zonder hun toestemming wordt beschouwd als een overtreding van de Privacyregel.
