Werkstroom en productiviteit zijn essentieel voor het succes van het medische kantoor. Een gestroomlijnde workflow zal uiteraard de productiviteit van medewerkers verbeteren. Een medisch kantoor zonder efficiënte manieren om de noodzakelijke taken te vervullen, kan ze niet effectief uitvoeren.
Een gedetailleerd en goed uitgewerkt beleids- en procedurehandboek dat gemakkelijk toegankelijk is voor de medische staf kan het hele team aanzienlijk versterken.
Uw beleid moet een programma voor permanente educatie bevatten om ervoor te zorgen dat alle werknemers op de hoogte blijven van het kantoorbeleid, de compliance en de taakspecifieke vereisten.
Receptiepersoneel en workflow
Het succes van het Medical Office hangt grotendeels af van hoe goed het frontend personeel presteert.
- Registratienauwkeurigheid: de cyclus van een patiëntenaccount vindt zijn oorsprong in de eerste invoer van demografische informatie van de patiënt, inclusief demografische gegevens van patiënten en verzekeringsinformatie. Ongeldige informatie kan de betaling vertragen.
- Efficiëntie planneny: heeft uw medische kantoor een hoge no-show rate? Een manier om no-shows te verminderen, is door het gebruik van online patiëntplanning. Patiënten kunnen hun eigen afspraken beheren, inplannen of verzetten, waardoor no-shows minder waarschijnlijk worden.
- Patiënttevredenheid: het bieden van hoogwaardige zorg en uitstekende klantenservice zal de tevredenheid van de patiënt verbeteren en verlies van inkomsten voor het medische kantoor voorkomen.
Documentatie en codering
Een beoordeling van documentatie en codering zorgt ervoor dat elke patiëntenkaart accuraat en volledig is en voldoet aan de normen voor coderingsstandaarden. Goede documentatie en codering zijn essentieel voor nauwkeurige ladingsregistratie, effectieve facturering en incasso’s en beheer van weigeringen.
- Gebruikt u nog steeds het oude op papier gebaseerde kaartsysteem? Overschakelen naar een elektronisch patiëntendossier (EPD) kan de nauwkeurigheid verbeteren en de kosten verlagen.
- Een goede toewijzing van het nood- en management (E / M) serviceniveau aan de correlerende diagnose of ICD-9-codes zijn belangrijk voor de terugbetaling en de naleving van de codering.
- Voorkom dat coderingsvertragingen voor transcripties en medische dossiers van invloed zijn op de factureringscyclus. Stel het tijdschema in voor voltooiing op minimaal drie tot vijf dagen.
Facturatie en incasso’s
Praktische tips voor facturering en verzameling tonen vier manieren om de workflow te beheren voor maximale vergoeding.
- Werk alle debiteurenrekeningen van hoge dollar tot lage dollar. Dit resulteert in lagere AR-dagen, wat betekent dat uw medische kantoor meer geld verzamelt in een kortere periode.
- Ten minste 90 procent van de claims voor medische kantoorpraktijken moet elektronisch worden gefactureerd. Elektronische claims worden meestal binnen zeven tot tien dagen verwerkt. Claims op papier kunnen 30 dagen of langer duren.
- Gebruik webgebaseerde hulpprogramma’s om de status van de claim te controleren. Dit kan twee tot drie minuten duren, in plaats van 20-30 minuten in de wacht bij een verzekeringsmaatschappij.
- Identificeer oorzaken van weigeringen en onderbetalingen om toekomstige inkomstenderving of vertraging te voorkomen. Dit betekent ook dat we ervoor zorgen dat weigeringen tijdig worden opgelost.
Diverse workflowvragen
- Zijn taken duidelijk gedefinieerd door taakverantwoordelijkheid?
- Hoe gaat u de overstap maken van papieren dossiers naar EMR (elektronisch medisch dossier)?
- Heeft u een doorlopend opleidings- en ontwikkelingsplan voor alle werknemers?
- Zijn alle werkgebieden geïdentificeerd om het succes van de workflow te verbeteren?
- Hebt u de lay-out van het kantoor en de patiëntruimten geëvalueerd?
- Beschikt u over de meest actuele en actuele HIT (gezondheidsinformatietechnologie)?
Tip 1: ontwikkel een winnend upfront-verzamelbeleid
Een belangrijk onderdeel van de inkomstencyclus zijn vooraf verzamelde collecties, die het aantal patiëntaccounts verminderen die eindigen in een slechte schuld of in de collectiestatus. Het is gemakkelijker om van patiënten te verzamelen voordat de diensten worden verleend dan 60 dagen later nadat de verzekering uiteindelijk heeft betaald.
Tip # 2: Zorg voor nauwkeurige medische codering
Medische codering is een belangrijke factor bij het verkrijgen van een verzekeringsuitkering en het bijhouden van patiëntendossiers. Coderingseisen stellen de verzekeringsbetaler in staat om de ziekte of verwonding van de patiënt en de behandelmethode te kennen.
Tip # 3: Chart Audits gebruiken om facturatiefouten te verminderen
Het snelle tempo van het medische kantoor is de ideale omgeving voor factureringsfouten. Door regelmatig kaartcontroles uit te voeren, ziet u welke fouten vaker voorkomen en ontwikkelt u beleid, systemen en training om deze te verminderen.
Analyseer de doorstroom van uw patiënten
Bepalen hoe uw patiënten zich door uw medische kantoor verplaatsen, moet een van de eerste gebieden zijn die moeten worden beoordeeld.
