Het ontvangen van een niet-toereikende fondsencontrole (NSF) is gewoon iets buiten de controle van een organisatie, tenzij u beslist dat u niet zult accepteren ze helemaal. Er zijn echter nog steeds een groot aantal mensen die persoonlijke cheques schrijven om hun medische rekeningen te betalen. Er is misschien geen manier om het te voorkomen, maar er zijn manieren om het aantal keren te minimaliseren.
Proactief handelen door een beleid te hebben, kan dit probleem in grote mate aanpakken als het zou gebeuren.
NSF-controles voorkomen
Een goed ontwikkeld financieel beleid kan bijdragen aan het beperken van het aantal NSF-controles dat uw installatie ontvangt. Als u in een medisch kantoor een gestroomlijnd upfront-verzamelbeleid hebt, weten de meeste van uw patiënten wat hun financiële verantwoordelijkheid is, waardoor ze beter voorbereid zijn om te betalen.
Wanneer patiënten ter plaatse worden geplaatst om een betaling uit te voeren, hebben ze geen kans om hun bankrekening te controleren om er zeker van te zijn dat er voldoende geld beschikbaar is. Als de patiënt van tevoren op de hoogte wordt gesteld, heeft hij voldoende tijd om zijn financiën te beheren ter voorbereiding op hun aanstaande bezoek, om zijn afspraak opnieuw in te plannen voor een andere dag die handiger is of indien nodig betalingsregelingen te treffen.
Wanneer het gebeurt
Dus je hebt alle voorzorgsmaatregelen genomen om een NSF-controle te voorkomen en je glijdt nog steeds door, je hebt nog steeds opties.
Geef in uw polis aan of u doorgaat met het accepteren van cheques van patiënten die in het verleden slechte controles hebben geschreven. Dit kan betekenen dat het medische kantoor zal weigeren om cheques te accepteren van patiënten met één NSF-cheque of niet meer dan twee als ze snel hun fout hebben opgemerkt en onmiddellijk een contante betaling hebben gedaan.
Hopelijk lost dit de NSF-controleproef op. Zo niet, dan kunnen verdere stappen worden gezet.
- Bel de patiënt. Hoogstwaarschijnlijk zal de patiënt weten voordat je dat doet, ze hebben een gestuiterde cheque. Je vertelt ze zeker niet iets dat ze niet weten. Beleefd verzoeken om de kwestie zo snel mogelijk op te lossen. Aanbieden om af te zien van de NSF-vergoeding als ze binnen 5 dagen betalen.
- Stuur een aangetekende brief. Herinner de patiënt eraan dat zij een gewaardeerde klant zijn en dat u wilt dat zij de kwestie oplossen zonder verder incident. Zorg dat je de patiënt op geen enkele manier bedreigt.
- Neem contact op met de bank. Als pogingen om contact met de patiënt op te nemen niet succesvol zijn, wacht u enkele dagen en neemt u contact op met de bank om te controleren of er voldoende geld is om de cheque te dekken. Als dit het geval is, stuurt u de cheque terug naar de bank en laat u deze contant betalen of storten in uw account.
- Stuur het account door naar een incassobureau.
- Dien de vordering in bij de rechtbank voor geringe vorderingen.
