Interne controles zijn gedefinieerd als een proces dat is ontworpen om fraude te ontmoedigen, bedrijfsmiddelen te beschermen en naleving van wet- en regelgeving te waarborgen. Interne controles zijn alleen effectief als ze worden bepaald door de specifieke behoeften van het medische kantoor, geïmplementeerd, gecontroleerd en gemeten om te zorgen dat ze werken zoals gepland.
Het medische kantoor moet een proactieve aanpak volgen om wangedrag door werknemers te voorkomen en op te sporen door een beleid te voeren met betrekking tot interne controles. Preventie en detectie spelen een zeer belangrijke rol in elk proces van interne controle door het minimaliseren van een bepaald risiconiveau.
1 Aanwervingsmethoden
Het inhuren van de beste medewerkers van de medische staf is een effectieve manier om een intern controlesysteem te versterken. Het inhuren van personeel dat bekwaam, betrouwbaar en betrouwbaar is door kandidaten grondig voor te lichten, is gewoon een goede zakelijke reden. Achtergrondcontroles en referentiecontroles zijn eenvoudige manieren om slechte appels uit te roeien en bepaalde mensen ervan weerhouden om te solliciteren.
Hoewel eerdere werkgevers geen andere informatie mogen geven dan de arbeidsstatus en in aanmerking komen voor huur, kunt u vragen dat aanvragers contactinformatie opgeven voor eerdere supervisors of collega’s voor meer gedetailleerde informatie. Achtergrondcontroles inclusief kredietcontroles geven ook informatie over de persoonlijke geschiedenis van een sollicitant.
2Separatie van taken
Scheidingstaken verhinderen dat één werknemer de verantwoordelijkheid heeft voor meerdere transacties met betrekking tot de afhandeling van financiën. Wanneer een medewerker met geld moet omgaan, moet er één persoon zijn die bepaalde transacties goedkeurt, een andere persoon die verantwoordelijk is voor de verwerking en een andere persoon voor afstemming en archivering. Dit zorgt ervoor dat niemand een taak kan uitvoeren die niet wordt gedetecteerd of beoordeeld door een andere persoon.
Functiescheiding maakt het moeilijk om een hoeveelheid geld kwijt te raken, of dit nu op het niveau van de balie is of op het administratieve niveau van het medische kantoor. Wanneer werknemers weten dat elk proces wordt gevolgd en gecontroleerd, moedigt dit nauwkeurigheid en eerlijkheid bij het uitvoeren van taken aan.
3Documentatie
Elke financiële transactie moet een papieren spoor hebben. Documentatie is niet alleen de praktijk van het schrijven of documenteren van acties, maar ook van het bewaren van kopieën van alle financiële gegevens, zoals facturen en overmakingen van betalingen. Medewerkers moeten op de hoogte worden gesteld om nooit een transactie uit te voeren op basis van een mondeling verzoek.
Geldige documentatie omvat officiële medische formulieren, briefhoofdpapier of facturen en moet indien nodig worden geautoriseerd door middel van handtekening. Cheques moeten altijd een factuur bevatten, evenals restituties, overboekingen of betalingsmeldingen. Contant geld mag alleen worden geaccepteerd, nooit worden uitgedeeld, tenzij om de patiënt te laten veranderen. De afstemming van geldautomaten moet ook aan het begin en aan het einde van elke dienst worden gedocumenteerd.
4 Fysieke en elektronische veiligheidsmaatregelen
Het gebruik van kluizen, alarmsystemen, camera’s en sloten kan het medische kantoor helpen bij het beschermen van gegevens, inventaris, bezittingen en geld.
1. Bewaar alle kassa’s, cheques en ontvangstbewijzen opgesloten in een kluis met beperkte toegang door het personeel van het medische kantoor. Combinaties moeten regelmatig worden gewijzigd.
2. Houd alarmsystemen op hun plaats voor uren achtereen en niet-operationele dagen.
3. Camera’s kunnen bij elke ingang en uitgang worden geplaatst, bij de receptie en gericht op de kluis.
4. Houd deuren naar de voorraadkamer en / of apotheekkast altijd vergrendeld en geef alleen toegang tot bepaalde gebieden als dat nodig is.
Elektronische voorzorgsmaatregelen omvatten het gebruik van wachtwoorden en alleen toegang tot bevoegd personeel.
5 Monitoringoperaties
Elk intern controleproces zou onvolledig zijn zonder een manier om de activiteiten te bewaken. Monitoring van interne controles omvat het beoordelen van de dagelijkse activiteiten om te zorgen dat de processen naar behoren werken.
1. Afstemming van contanten
2. Account- of grafiekaudit
3. Verificatie door rapporten te vergelijken
4. Regelmatige inventariscontroles
Het nauwlettend volgen van alle processen is essentieel, maar in de allereerste plaats moet een medische officemanager:
1. Regels vaststellen en doelen
2. Communiceer ze met alle personeelsleden
3. Regelmatig feedback geven
