Iedereen zou het ermee eens zijn dat de primaire functie van een medisch kantoor de zorg voor zijn patiënten is, echter om om in de praktijk te blijven en te bloeien, moet het kantoor de betaling voor geleverde diensten incasseren. Codering, facturering en incasso’s zijn een essentieel onderdeel van de taken van het medische kantoorpersoneel en goede training en richtlijnen zijn essentieel voor het succesvol uitvoeren van deze taken.
De factureringsafdeling werkt nauw samen met codeerpersoneel in het kantoor van een arts. In sommige gevallen voert dezelfde persoon de codering, facturering en inningstaken uit, maar dit zijn drie verschillende posities. Hoewel sommige aspecten van elke taak elkaar kruisen, hebben ze ook zeer specifieke verantwoordelijkheden.
Codering vergemakkelijkt het factureringsproces door uniformiteit aan de procedures te brengen via herkenbare codes. Met behulp van standaard diagnosecodes en procedurecodes die worden erkend door verzekeringsmaatschappijen, alle medische praktijken en relevante zorggerelateerde instanties, zal de medische codeur ervoor zorgen dat de verzekeringsmaatschappijen of "commerciële betaler" of de Centra voor Medicare en Medicaid (CMS) zullen herkennen het gefactureerde artikel en hoe de diagnose die procedure, test of behandeling rechtvaardigt.
Het factureringsproces begint bij de patiëntinname. Het is belangrijk om alle verzekeringsinformatie te verkrijgen voordat de patiënt wordt gezien, indien mogelijk, zodat alle partijen zullen begrijpen wat elk bezoek en elke procedure de patiënt uit eigen zak zal kosten.
Hoe minder verrassingen uw patiënten hebben met betrekking tot de betaling van verleende diensten, hoe gelukkiger iedereen zal zijn. Wanneer de patiënt arriveert en de verzekeringsinformatie presenteert, is het van essentieel belang dat de verstrekte informatie wordt geverifieerd bij de verzekeringsmaatschappij als zijnde actief, de voordelen die zijn toegestaan en dat de aanbieder momenteel een contract heeft met die specifieke betaler.
Websites hebben onjuiste informatie, verlopen contracten en veranderen voordelen, dus het verifiëren van de gegevens is erg belangrijk.
Om tijd, inkomsten en verergering te besparen, moet elke procedure buiten het normale bereik van een kantoorbezoek ruim van tevoren worden goedgekeurd, of binnen de tijdslimieten van het specifieke verzekeringsplan. Alle betalingen die verschuldigd zijn aan de patiënt moeten worden besproken en verzameld voorafgaand aan de procedure, test, therapie of behandeling. Copays moeten altijd worden betaald voordat een patiënt door de arts wordt gezien om later problemen te voorkomen.
Het verzamelen van achterstallige bedragen is de minst effectieve manier van terugbetaling. Hoe langer een factuur achterstallig is, hoe kleiner de kans dat deze wordt geïncasseerd en hoe meer geld het kantoor kost op tijd en in uren. Dit is de beste reden om effectieve codeer- en factureringsmedewerkers in uw medische kantoor te hebben.
Een geweigerde claim van een commerciële betaler is waarschijnlijk een reden om een factuur niet op tijd te betalen. Wanneer zowel de patiënt als het personeel vooraf hun due diligence hebben gedaan, is dit minder waarschijnlijk, maar het gebeurt wel. Een beroep door het personeel met eventuele verduidelijkingen of uitleg kan noodzakelijk zijn. Een beroep door de patiënt is een andere mogelijke oplossing, maar de patiënt moet bewust worden gemaakt van de mogelijkheid dat zij verantwoordelijk zullen zijn voor openstaande saldi.
Hoewel een betalerovereenkomst vaak een van de eerste opdrachten is bij het invullen van papierwerk voor patiëntenopname, is de kans groot dat de patiënt het document niet zorgvuldig heeft gelezen. Soms voelde de patiënt zich op dat moment niet goed en besteedde het geen aandacht aan het document, of ze verwachtten eenvoudigweg dat de meeste of alle rekeningen door de verzekeringsmaatschappijen zouden worden betaald. Het bespreken van de financiële verantwoordelijkheid voordat er een probleem is, is de meest effectieve manier van handelen om ongemakkelijke en mogelijk emotionele ontmoetingen te voorkomen.
Codering, facturering en verzamelingen zijn belangrijk voor een bloeiende medische faciliteit, ongeacht de grootte of specialiteit.
Goede training, permanente educatie en instructie van de huidige wijzigingen in wetten, codes of verzekeringspraktijken zijn absoluut noodzakelijk. Actuele referentiematerialen en -uitrusting laten deze personeelsleden een positief effect hebben op zowel de patiënten als het medische kantoor.
