Effectieve opvolging van de collecties resulteert in de snelle oplossing van uw medische kantoorclaims. Het opvolgen van de claims zou net zo snel moeten beginnen als 7 tot 10 dagen nadat uw claim voor betaling is ingediend. Onmiddellijke inspanningen om claims te krijgen, verminderen niet alleen uw debiteurendagen, maar verhogen ook de cashflow.
Adequate personeelsbezetting met een goede collectietraining zal het gewenste resultaat opleveren in uw inzamelingsfase van de inkomstencyclus. Medewerkers van medische kantoormedewerkers moeten zich bewust zijn van de fundamentele stappen die nodig zijn voor een efficiënte opvolging van verzekeringsclaims.
1Initial Contact
Wees goed voorbereid. Zodra u eindelijk een vertegenwoordiger van de verzekering aan de telefoon krijgt, wilt u alle informatie die u mogelijk nodig heeft tot uw beschikking. Onderzoek het verslag grondig om de juiste vragen te stellen. Zorg dat de faciliteit een btw-nummer en NPI heeft naast de naam van de verzekerde, de geboortedatum, het polisnummer, de servicedatum, enz.
Zorg ervoor dat u de informatie van de verzekeringsvertegenwoordigers krijgt. De naam, het extensienummer (sommige bedrijven gebruiken een id-nummer van een medewerker) en zorg dat u voor het ophangen een referentienummer voor de oproep krijgt.
Probeer deze informatie vroeg in het gesprek te krijgen voor het geval u "per ongeluk" bent losgekoppeld. Hiermee kunt u feedback geven aan de verzekeraar wanneer u terugbelt en voor uw eigen documentatie.
2 Vraag veel vragen
Het is uw doel om te weten te komen wanneer u een betaling zou moeten verwachten. Als er meer dan 30 dagen zijn verstreken sinds de factuurdatum en u nog steeds geen reactie hebt ontvangen, moet de vertegenwoordiger van de verzekering de reden voor de vertraging in de betaling uitleggen. Zorg ervoor dat je genoeg vragen stelt over de juiste vragen.
- Wat is de status van de claim?
- Wanneer is de claim gepland voor betaling?
- Waar is de claim in het betalingsproces?
- Wat is het bedrag van de betaling?
- Wat is het chequenummer?
- Waarom duurt het zo lang om de claim te verwerken?
- Waarom is de claim in behandeling of wordt deze beoordeeld?
- Waar moet ik medische dossiers naartoe sturen?
- Met wie kan ik praten om deze claim sneller te laten betalen?
- Waarom wordt de claim niet volgens contract betaald?
3 Wees assertief
Wees niet bang om de verzekeringsvertegenwoordigers uit te dagen. De meeste verzekeringsmaatschappijen gebruiken standen om de betaling uit te stellen. Als u een claim met een verzekeringsvertegenwoordiger bespreekt, laat hen dan niet wegkomen met het geven van valse informatie. Als ze weigeren u een geldige reden te geven waarom uw claim wordt opgeschort, vraag dan om met iemand van autoriteit te spreken, zoals een supervisor.
Terwijl u de verzekeringsvertegenwoordiger hebt die de claim bespreekt, moet u nagaan of er mogelijk nog meer ontbrekende of ongeldige items zijn die de claim kunnen blokkeren als gevolg van onmiddellijke betaling. Als u een goede verstandhouding met ten minste één verzekeringsvertegenwoordiger voor elke luchtvaartmaatschappij ontwikkelt, kunt u hen mogelijk overtuigen om u meer details over de claim te geven dan normaal.
4Toepaste actie ondernemen
Nu u de status van uw claim hebt gevonden, kunt u passende actie ondernemen om het betalingsproces te versnellen. Welke actie u ook neemt, hangt af van welke gemeenschappelijke tactiek die de verzekeringsmaatschappij heeft gebruikt om betalingen uit te stellen.
Manager / supervisors: zorg ervoor dat er een beleid van kracht is, zodat uw werknemers weten hoe snel een van de volgende oplossingen kan worden opgelost:
- geen claim in het dossier
- medisch dossier nodig voor verdere beoordeling
- primaire verzekering nodig COB-informatie
- benodigde informatie van het lid / abonnee
- Voorafgaande toestemming niet in bestand
- Verwijzing niet in bestand
- Informatie over claim ontbreekt of ongeldig
- Noodzaak van reeds bestaande informatie van huisarts
- Geen medische noodzaak
- Ongevraagde gegevens vereist
5 Betrek de patiënt
Dit moet een laatste redmiddel, maar het kan een noodzakelijke zijn.
Er zijn een paar manieren om met deze stap om te gaan.
- Stuur de patiënt een rekening.Patiënten reageren meestal vooral als ze verwachten weinig of niets te betalen voor hun bezoek. Ze zullen u of de verzekeringsmaatschappij bellen. Een van beide is goed.
- Neem telefonisch contact op met de patiënt. Gebruik deze oproep om de patiënt te helpen bij het verkrijgen van de vordering. Zorg dat de patiënt aan jouw kant staat. Ze willen niet verantwoordelijk zijn voor de rekening, daar betalen ze verzekeringspremies voor.
- Een telefonische vergadering starten. Als u de patiënt aan de telefoon kunt krijgen, probeer dan een telefonische vergadering te regelen zodat u kunt getuigen van wat er tussen de patiënt en de verzekeraar wordt besproken.
