1 Gepaste planning van patiëntenafspraken
Het kan een uitdaging zijn om een evenwicht te creëren tussen het zien van voldoende patiënten om te ontmoeten de financiële behoeften van de praktijk, maar bieden nog steeds een hoog niveau van kwaliteit van de patiëntenzorg. Houd deze dingen in gedachten:
- Patiënten moeten niet langer dan 15 minuten moeten wachten op hun geplande afspraak.
- Gezien hoe onvoorspelbaar de gezondheidszorg kan zijn, is het begrijpelijk dat het soms kan voorkomen dat patiënten langer moeten wachten.
- De soorten patiëntbezoeken variëren, afhankelijk van de praktijkspecialiteit, de diagnose van de patiënt en de procedures die tijdens het bezoek worden uitgevoerd. Dit betekent dat een ander tijdvereiste moet worden toegewezen aan elk bezoektype.
- Het aantal dagelijkse patiëntenbezoeken moet de kosten van het kantoor kunnen dekken en natuurlijk winst kunnen maken.
- Wanneer u het ontwerp of de structuur van uw patiëntplanningssysteem ontwikkelt, is het belangrijk om rekening te houden met mogelijke gebeurtenissen die verstoringen van de patiëntenstroom kunnen veroorzaken.
2 Onderbrekingen in de doorstroming van patiënten verminderen
- Late aankomsten:Om dit probleem op te lossen, stelt u een aantal beperkingen in hoe laat een patiënt kan zijn zonder opnieuw te hoeven plannen, zodat een patiënt die vroeg is voor zijn afspraak naar de late patiëntslots kan gaan, en schema chronisch late patiënten tegen het einde van de dag.
- No-shows:Er zijn drie manieren om gemiste afspraken te voorkomen.
- Herinneringsoproepen aan patiënten 24 – 48 uur voorafgaand aan hun geplande afspraak.
- Een manier om no-shows te verminderen, is door het gebruik van online patiëntplanning. Patiënten kunnen hun eigen afspraken beheren, plannen of verzetten, waardoor no-shows minder waarschijnlijk worden.
- Patiënten een no-show vergoeding voor gemiste afspraken in rekening brengen. No-show fees compenseren niet alleen een deel van de verloren inkomsten, maar leren uw patiënten ook om een melding te geven als ze hun afspraak willen annuleren. Dit biedt ook de mogelijkheid om de afspraak opnieuw in te plannen terwijl de patiënt aan het bellen is.
- Walk-ins: bekijk de trends wanneer het medische kantoor meer walk-ins ziet zoals op maandag of tijdens het griepseizoen en dienovereenkomstig aanpassingen maakt.
3 Open communicatie met patiënten
- Breng patiënten op de hoogte wanneer afspraken achterlopen op schema
- Leer medewerkers van medische kantoormedewerkers over het beantwoorden van niet-klinische patiëntvragen
- Ontwikkelen en distribueren van onderzoeken naar patiënttevredenheid
- Communiceer indien nodig schriftelijk. Elke eenvoudige en effectieve manier om ervoor te zorgen dat uw patiënten informatie ontvangen die belangrijk is voor hun zorg, is door hen handouts te geven, zoals basisinformatie over de medische praktijk, een lijst met items voor elk bezoek, betalingsbeleid en privacybeleid.
4Telefoon- en elektronische communicatie
Telefoon
Als een van de meest gebruikte communicatiemiddelen, moet telefonische communicatie niet lichtvaardig worden opgevat. Het is vaak de eerste interactie die een medisch kantoor heeft met een patiënt. Hier zijn een paar basistips die u uw medische kantoormedewerkers kunt bieden om de telefoonetiquette te verbeteren.
- Actief luisteren
- Goede telefoonmanieren – professioneel en hoffelijk
- Behoud de vertrouwelijkheid
- Bedank hen altijd voor het bellen
- Hang nooit eerst op
- Krijgt u bij het ontvangen van berichten zoveel mogelijk informatie
- Blijf kalm en beleefd, zelfs als een patiënt onbeleefd tegen u is
Elektronisch
Dezelfde professionaliteit die u zou gebruiken op de telefoon, correspondentie per e-mail of persoonlijk zou ook in een e-mail moeten worden uitgedrukt. Onthoud altijd dat e-mail een vorm van communicatie is en dat de manier waarop de ontvanger de boodschap interpreteert het enige is dat ertoe doet.
- Zorg ervoor dat e-mail de juiste vorm van communicatie voor uw bericht is in plaats van een telefoongesprek of een vergadering. Houd er rekening mee dat de inhoud het imago en de professionaliteit van uw Medical Office moet weerspiegelen.
- Gebruik de juiste grammatica, interpunctie en spelling. Houd ook het bericht beknopt en gebruik de juiste lay-out voor uw bericht, waardoor het gemakkelijker leesbaar is.
- Controleer of de e-mail naar de juiste ontvanger (s) wordt verzonden. Informatie in een medisch kantoor, met name met betrekking tot patiëntinformatie, moet alleen op basis van de behoefte worden gedeeld.
